1 – Comment effectuer une sauvegarde

La sauvegarde peut être faite sur tout type de support (zip, disquettes, clé, cd ) et se décline en 3 formats :

Pour accéder à la sauvegarde Dossier/Sauvegarde Restauration/Sauvegarde

2 – Dupliquer un dossier de société avant de faire la clôture

Pour effectuer cette duplication il faut accéder à la gestion des dossiers :

Cliquer sur le menu « Dossier » puis sur la commande « Ouvrir »
Cliquer ensuite sur le bouton « Modifier les dossiers » (ou à l’aide de la combinaison suivante, touche du clavier « Shift » + Bouton « Modifier les dossiers » en version réseau).
La fonction « Modifier les dossiers », est disponible uniquement en mode « avancé », pour l’activer, procéder à un clic droit de la souris et sélectionner cette fonction.

Sélectionner la société et cliquer sur le bouton « Dupliquer ». Dans le cas où ce dernier est grisé, sélectionner la société dans le répertoire du dossier.

La clôture de l’exercice duplique automatiquement le dossier en lecture seule pour consultation, l’accès se fait à partir de la liste des dossiers, menu « Dossier » « Ouvrir ».

3 – Comment générer les écritures de dotations (version évolution)

Afin d’effectuer la clôture, il faut générer l’écriture de dotations à partir du menu Immobilisations/Ecritures de dotations

Dans la génération des écritures, sélectionner les différents critères :

L’écriture de dotations aux amortissements va se générer automatiquement en saisie au kilomètre, cette écriture pourra être modifiée et consultée dans la liste des écritures, menu « Listes » « Ecritures ».

4 – La vérification des écritures

Avant de procéder à la clôture d’exercice quelques éléments sont à vérifier :

Lettrage : Assurez-vous que le lettrage des comptes est fait.

Le rapprochement bancaire : Assurez-vous que les rapprochements bancaires sont effectués sur l’année et que le solde bancaire du relevé corresponde bien au solde pointé du compte de banque à la date de fin d’exercice.

Les éditions : imprimer les états de contrôles (balance, grand livre ….) , à partir du menu « Etats », cette étape pourra cependant se réaliser en ouvrant le dossier d’archive après cloture

Saisie des OD : Toutes les éventuelles écritures qui n’auraient pas été saisies.

5 - Validation des écritures

La clôture de l’exercice ne peut s’effectuer qu’après la validation du brouillard. Pour accéder à cette fonctionnalité Traitement/Validation du brouillard

6 - Déclaration de tva non validée

La clôture ne peut être lancée dans le cas où une déclaration de tva n’est pas validée. Vérifier pour cela dans Etat/Déclaration de tva/liste des déclarations

Si cette déclaration n’a pas lieu d’être, supprimer la ou procéder à sa validation.

7 – Clôture de l’exercice.

Pour accéder à la clôture, menu «Traitement » « Fin d’exercice » « Clôture »

Dans cette étape, il est obligatoire de lancer l’archivage des états comptables (sous vista lancer le logiciel en cliquant droit sur l’icône de la souris)

8 – Lancer la réouverture

La réouverture effectue la génération des écritures d’A NOUVEAUX, Traitements/Fin d’exercice/Réouverture

Les écritures non lettrées et non pointées sont reprises dans les AN en détail ou non, il suffit de cocher l’option correspondante.

Dans le cas ou il y a des comptes lettrables ou pointables et qu’il n’y a pas eu de lettrage ou de pointage sur l’année sur ces derniers, le logiciel propose la fenêtre ci-dessous avec les différents choix :

Si l’option « non » est cochée, ce compte ne sera pas détaillé dans les A-nouveaux et sera décoché « lettrable » dans le plan de comptes. Ce principe est également valable pour le pointage.

Dans la dernière étape de réouverture il y a la possibilité de reprendre les budgets et de conserver les déclarations de tva.

La clôture suivie de la réouverture vont générer l’écriture d’A NOUVEAUX , celle-ci est disponible et modifiable depuis la liste des écritures.

Suite à la clôture, il est toujours possible de consulter le dossier avant clôture. Une copie du dossier a été crée. Ce dossier est consultable à partir de la liste des dossiers et est en lecture seule.

1 - Comment effectuer un archivage de la liasse

L’archivage est recommandé avant une mise à jour (pour consultation de la liasse avec les feuillets agrées de l’année) ou avant la clôture d’un exercice.

L'archivage s'effectue par le menu Traitement / Archivage …

Le fichier généré est stocké dans un répertoire spécifique créé lors du premier archivage. Ce répertoire portera le nom : [« Nom du fichier ».« Archivage »]
Il est situé au même niveau que le fichier ETF en cours d'utilisation soit par défaut sous C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Etats comptables et fiscaux ou à l’endroit où vous l’avez enregistré.

Ce répertoire stocke toutes les archives des différentes périodes d'un même dossier.

2 – 1 Création d’un nouvel exercice

Le logiciel permet la création de 4 exercices maximum sur un même dossier. Il faudra donc supprimer le 1er exercice si la limite est atteinte. Pour supprimer le 1er exercice, aller dans le menu Traitement/Fin d’exercice/Suppression du premier exercice…

2 – 2 Création de l’exercice N-1 quand N existe déjà

L’accès est identique à la procédure concernant la création d’un nouvel exercice. Il faut, en plus, cocher l’option sur la création de l’exercice antérieur comme expliqué ci-dessous.

3 - 1 Comment effectuer une clôture

La clôture de l’exercice consiste à figer les éléments pour ne plus pouvoir les modifier. Elle est accessible par le menu Traitement/fin d’exercice/Cloture de l’exercice

3 – 2 Clôturer un exercice sachant qu’il en existe déjà 4

Les exercices sont limités à 4 par dossier. Pour créer le nouvel exercice il faudra supprimer le premier en l’archivant au préalable. (Pour consultation ultérieure). Cf 1 - Comment effectuer un archivage de la liasse

4 – Importer une balance

Configurer le format d’import de la balance dans Fichier/A propos de votre société/Préférences ; par exemple mettre Ciel si la balance vient du logiciel Ciel Compta ou Sage si la balance vient de sage.

Pour importer les données Traitement/Saisies des données comptables

Cliquer sur l’icône intégrer la balance comme indiqué ci-dessous

Rechercher ensuite le fichier de la balance enregistré sur le disque dur en cliquant sur parcourir dans la deuxième étape.

5 – Exporter la balance d’un autre dossier

Pour exporter la balance d’un dossier à un autre, aller dans le menu Fichier/exporter/Balance. Pour l’import dans l’autre dossier il conviendra de mettre le format SAGE dans fichier/à propos de votre société/préférences avant d’importer la balance (cf 4 – Importer une balance)

1 – Paramétrer les sociétés en tant que favori

Plusieurs sociétés peuvent être définies en tant que favori afin d’accéder plus rapidement aux dossiers les plus utilisés.

Pour définir les différents dossiers comme favoris, aller dans le menu Fenêtre/Personnaliser l’interface… puis aller dans l’onglet Favoris

Cliquer sur le bouton « Ajouter » afin de définir les différentes sociétés en favori. Le nom du favori peut être différent du nom du dossier.

Les différents dossiers définis sont ensuite accessible via le menu Fichier/Favoris

2 – Modifier un modèle de plaquette

Pour accéder à la modification de la plaquette Structure/modèles de plaquette, ouvrir le modèle de plaquette à dupliquer et ensuite sélectionner Edition/Dupliquer.

Il conviendra d’associer ensuite cette plaquette au dossier en passant par le menu Fichier/A propos de votre société/Préférences.

3 – Ajouter un détail des comptes au modèle de plaquette

Les détails des comptes sont personnalisables dans le menu Structure/Détail des comptes. Pour personnaliser un détail des comptes. Il doit être dupliqué au préalable de la même manière que pour modifier un modèle de plaquette (cf. Modifier un modèle de plaquette).

Pour intégrer ensuite le détail des comptes dans le modèle de plaquette, aller dans le menu Structure/Modèle de plaquette afin d’ouvrir la plaquette dupliquée au préalable. Faire un clic droit et sélectionner ajouter un détail des comptes.

Sélectionner l’élément souhaité dans la liste et cliquer sur OK.

4 – Ajouter un sommaire ou un index au modèle de plaquette

Ouvrir le modèle de plaquette personnalisé et cocher l’option « Associer un index à cette plaquette » sur les éléments devant apparaitre dans le sommaire ou l’index.

Cliquer ensuite sur l’icône au niveau de l’index afin de rechercher le fichier index.bet ou sommaire.bet à intégrer dans la plaquette. Ces fichiers sont disponibles dans le répertoire par défaut C:\documents and setting\all user\documents\sage\etats comptables et fiscaux\documents standards\etats plaquettes\index et état resumé

Le sommaire ou l’index n’est pas directement visible dans le modèle de plaquette. Il ne pourra être visualisé uniquement lors de l’aperçu ou de l’impression de l’état plaquette. Celui-ci apparait par défaut en fin de document.

5 – Insérer un document externe dans la plaquette (fichiers Excel, Word….)

Dans le modèle de plaquette dupliqué, sélectionner la ligne où le document doit être inséré. Faire un clic droit et sélectionner la ligne Ajouter un nouvel élément.
Par défaut, c’est la fenêtre ci-dessous qui s’ouvre avec comme type de fichier *.bet. Si le fichier à insérer est de type Word ou Excel afficher tous les fichiers

Ces documents restent gérés par leur application d'origine, ainsi, ils ne sont disponibles qu'en impression directe.

Il n'est pas possible

• de les visualiser en aperçu avec la plaquette
• de les imprimer en PDF ou en Excel

Ils seront bien présents dans l'index imprimé (en cochant l’option « inclure le document dans l’index).

Attention : Si vous souhaitez imprimer avec une autre imprimante que l'imprimante par défaut, il est nécessaire de changer cette option dans le panneau de configuration avant de lancer l'impression

6 – Message : le fichier est déjà ouvert

Le message "ce fichier est déjà ouvert, veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance" peut apparaitre à l’ouverture d’un ou de plusieurs dossiers.

Si le message apparait que sur un dossier, aller dans le menu Fichier/Outils/Maintenance. Aller dans le menu Fichier/Ouvrir. Rechercher sur le disque dur le dossier ETF correspondant au répertoire de la société et générant le message d’erreur. Faire de même avec le fichier MAE afin de déconnecter les deux fichiers.

Si le message apparait à l’ouverture de tous les dossiers, aller également dans la maintenance afin de déconnecter les fichiers ETF et MAE des sociétés et faire de même pour le fichier Standard.ets qui se trouve dans C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Sage\Etats comptables et fiscaux.

7 – Comment faire une sauvegarde des différents dossiers ?

Le logiciel Etats comptables et Fiscaux n’a pas de module de sauvegarde intégré. Afin de faire une sauvegarde, il faut copier les fichiers du dossiers (fichiers ETF et MAE) à un autre emplacement ou sur un autre support (clé USB, CD…)